Come condurre una previsita

Inoltre è l’unico momento in cui l’organizzatore (corporate o indipendente che sia) resta da solo, con le sue responsabilità e le sue capacità di intuire o prevedere. Non ha una squadra con cui condividere onori e oneri della scelta, o su cui scaricare il barile degli ipotetici fallimenti.

La prevista comporta dunque una precisa tecnica da imparare a priori e da applicare con scrupolo. Come fanno i musicisti con i pezzi difficili, che mandano a memoria per interpretare con più sicurezza. Anche ai meeting planner d’impone una serie di operazioni preventive. Devono infatti: 1) dare alla sede un ampio preavviso; 2) dire in anticipo che cosa vogliono vedere o chi vogliono incontrare (il rischio altrimenti è di imbattersi in sale indisponibili o in funzionari già impegnati); 3) stilare un elenco delle proprie necessità e ricordarle per telefono a chi prenota l’ispezione; 4) comunicare i dettagli sulla società o, per i titolari d’agenzia, del cliente; 5) effettuare la visita nel momento migliore non solo per loro stessi ma anche per la sede; 6)familiarizzare con la location e con i suoi responsabili, in un’ottica friendly che abbatta le barriere e vinca eventuali diffidenze. E nel momento di mettersi in macchina per recarsi all’ispezione, sarà bene che verifichino di avere con sé: ina losta didomande sui punti-chiave dell’evento; un block notes; una macchina fotografica per dare qualche riscontro visivo alla propria memoria quando si tratterà di decidere; una copia del profilo del meeting e dei partecipanti; una piantina della località (per annotare i tempi di trasferimento); il programma di un analogo evento tenuto un precedenza. Dopodichè sarà tutto in mano alla loro mente indagativa e alla concentrazione con cui l’avranno mantenuta tale. Di seguito diamo qualche consiglio per ottimizzare lo sforzo.

I preliminari

Per preliminari s’intende tutto ciò che precede la stretta di mano con i responsabili della struttura. In quel momento, sul block notes del meeting planner debbono già essere presenti queste informazioni: a) la distanzadall’aeroporto all’hotel/dimora storica/centro congressi; b) la disponibilità di un collegamento gratuito su navetta tra l’albergo e lo scalo e, in sua assenza, il costo medio di un taxi, pure valutato con approssimazione; c) la tipologia di location (albergo, resort, airport hotel, centro congressi ecc) e l’eventuale presenza di un ristorante o di un banqueting interno.

Una volta rotto il ghiaccio e iniziato il tour introduttivo sarà bene concentrarsi sui dati essenziali: a) il numero totale di camere e suite; b) il numero di camere dotate di king bed, di due doppi letti e/o di twin bed; c) il numero di camere per non fumatori; d) il numero diristoranti e di lunge; e) l’età della struttura e dei più recenti interventi di ristrutturazione o di refurbishment; f) la disponibilità di assistenza per disabili. Fatto questo, e sempre in fase preliminare, occorre passare ai voti. una sorta di rating personalissimo e dunque opinabile ma capace di attestare la prima impressione, che per i più è quella che conta. Oggetto dello screening, da 1 a 10, sono: il decoro della lobby; l’eleganza degli arredi e la pulizia generale; l’aspetto complessivo è l’ordine del ristorante: la varietà e i prezzi del menù; la pulizia dei bagni e il loro posizionamento rispetto alle sale meeting; l’adeguatezza della security (giudizio assai difficile da dare, perché presuppone un delicato rapporto tra le esigenze della sicurezza e il numero di agenti in servizio) e della prevenzione antincendio.

Le camere

La parte del leone la fanno le tariffe: le rack e quelle di gruppo (per singola, doppia e suite). L’abilità del planner sta non tanto nello strappare convenzioni quanto nell’ottenere il maggior numero di gratuità, a notte o cumulative. Per valutare la buona volontà del fornitore potrà anche prendere nota delle tasse per camera, calcolandone l’incidenza sui prezzi, e paragonare le tariffe a quelle successive alla conclusione dell’evento, venendo messo in guardia dall’eventuale indisponibilità di queste ultime). Dopodichè, se l’esito dell’esame sarà soddisfacente, dovrà ripartire su ciascun giorno di permanenza il numero di camere opzionate, così da adeguare le esigenze dell’evento alle necessità di occupazione della struttura. Un secondo giro delle camere deve infine permettere di passarle al setaccio. Il rating include: a) la loro posizione rispetto all’area meeting; b) ildecoro e la pulizia complessivi; c) le dimensioni in metri quadri; d) le general amenities (frigo bar, pay tv, set di cortesia); e) l’aspetto generale e la pulizia delle toilette; f) la presenza di un business corner con tavolo e collegamento Internet.

L’area meeting

Giunge così il momento-clou della prevista: l’area meeting o il centro congressi. Tenendo ben presente il numero di posti a sedere richiesti da ciascuno dei giorni dell’evento, più, se del caso, la superficie espositiva da annettere alla sala, e avendo previamente considerato i costi d’affitto e d’allestimento di tutto lo spazio, bisogna valutare: a) la vicinanza alle camere; b) l’aspetto generale e la pulizia; c) l’acustica (anche chiedendo un check sound sul momento); d) gli arredi; e) l’altezza del soffitto (particolarmente importante se l’evento abbisogna di entertainment engineering, ossia di luci da posizionare a sette-otto metri dal suolo); f) l’illuminazione; g) la climatizzazione; h) le dotazioni per il suono; i) il numero e la tipologia di tavoli e sedie; l) la quantità di ascensori nelle vicinanze; m) la pulizia e il grado di prossimità delle toilette.

Gli audiovisivi

La prima cosa da annotare in tema di apparecchi light & sound, è la loro titolarità da parte dell’albergo o del centro congressi. Maggiore è la disponibilità “in house” di tecnologia, minori saranno le difficoltà a fornire l’evento della spettacolarizzazione necessaria. Dopodichè bisogna farsi dare i prezzi degli equipaggiamenti di base, ossia di proiettore powerpoint, videoproiettore e schermo. A essi andranno aggiunti i costi della manodopera, sempre indispensabile per dotata che sia la struttura. I voti possono limitarsi alla quantità di elementi in dotazione, alle condizioni complessive dell’equipaggiamento e naturalmente al livello dei costi.

Altri servizi

A seconda dell’evento può essere richiesto un business center, e in tal caso bisogna chiederne il costo orario e di noleggio. È poi sempre bene accertarsi della presenza di un parcheggio, dall’ampiezza e tipologia variabile di caso in caso, spuntandone un conveniente costo giornaliero a forfait. Se si prevede un soggiorno di una certa lunghezza è opportuno anche sincerarsi che la struttura sappia offrire momenti di svago: dovrà quindi disporre come minimo di un centro benessere, di una piscina o anche di qualcosa in più, ad esempio un campo da golf o da tennis. A tutti questi ambienti occorrerà naturalmente far visita e attribuire il solito rating.