Come selezionare una DMC

Di tutte le selezioni, quella per le Dmc (Destination management company) è probabilmente la più critica, in quanto rivolta a strutture fisicamente lontane, di cui è difficile se non impossibile contattare di persona i responsabili, e con le quali, oltre tutto, non s’instaurerà mai un rapporto continuativo, dovendosi esso limitare ai viaggi nei Paesi di cui sono specialiste.

I fattori essenziali

Una Dmc è un’agenzia che si occupa dell’organizzazione di servizi logistici in un determinato territorio: prenotazioni alberghiere, trasporti, catering, tour e via dicendo. Ecco un elenco di fattori da tenere in mente per un primo scouting:

• I rapporti con alberghi e catene alberghiere locali: quali sconti l’agenzia è in grado di ottenere, quali servizi può personalizzare, a quali forme di upgrade ha diritto.
• L’organizzazione dei transfer: verificare la familiarità con l’urbanistica locale e le reti autostradali, nonché l’efficienza nel riservare tratti di carreggiata e/o proteggerli con apposita scorta; approfondire eventuali partnership con le compagnie autoferrotranviarie.
• Il catering e/o il banqueting: quali sono i fornitori della Dmc, che tipo di cucina offrono (se locale, soprattutto per i Paesi lontani, ne andrà controllata la proponibilità al nostro gusto), in quali location abitualmente operano. È inoltre importante verificare che dispongano di cucine mobili, così da produrre pasti anche all’interno di dimore storiche o sedi non attrezzate.
• Gli allestimenti: provvede la Dmc in proprio o si rivolge a ditte esterne? Se sì, esse operano usualmente in contesti fieristici o anche d’altro tipo? E quale familiarità hanno con tensostrutture o con terreni/fabbricati non finalizzati ad allestire?
• La tecnologia: tasto delicatissimo perché funzionale alla memorabilità dell’evento. Occorre verificare con grande attenzione i fornitori della Dmc, studiarne il curriculum, possibilmente esaminare rendering, fotografie o filmati di eventi cui hanno preso parte.
• La valutazione delle performance ex-post: si tratta di stabilire come misurare l’efficacia del servizio, il livello di soddisfazione dei partecipanti, la prestazione della stessa Dmc.

Le associazioni di categoria (Site, MPI, Icca o altre) offrono, su richiesta, la lista dei soci specializzati in servizi di terra. Va tenuto presente che in pratica tutte le incentive house e le maggiori agenzie Pco sono anche Dmc. Cliccando qui trovate la più grande banca dati al mondo, con link alle pagine delle singole agenzie. E nemmeno il passaparola tra colleghi è da sottovalutare, oltre alle indicazioni della stampa di settore. Le fonti d’informazione insomma non mancano.

Le due request

Per effettuare un primo screening, dopo aver visitato i siti web delle agenzie, è bene infiare una Request for information (Rfi) chiedendo ai candidati un revenue breakdown (almeno su base percentuale) per tipologia di business. Si tratta di stabilire quanto del loro giro d’affari provenga dai servizi di terra piuttosto che dall’incentive travel, dal congressuale, dal team-building e così via. Occorre anche scrivere un piccolo briefing sui ground service di cui si ha bisogno. Le risposte consentiranno così di distinguere le vere Dmc da altre strutture non specializzate.

Dopo questa selezione, l’azienda potrà invitare le rimanenti a farle una proposta (la Request for proposal). Dal documento bisognerà poter trarre:

• dati sui numeri dei partecipanti;
• dati sulle redemption ex-post;
• le regole del programma e le sue esigenze;
• la capacità del Dmc di far fronte a imprevisti (di natura atmosferica, sociopolitico o altro).

Per concludere

Va tenuto presente che quando si seleziona una Dmc si acquista un servizio e non un biglietto di viaggio. Il meeting manager incaricato della scelta dovrà dedicare alla comprensione di questo servizio per lo meno lo stesso tempo e lo stesso sforzo che impiega ad analizzare i programmi che i candidati gli propongono.