Considerazioni sui self booking tool

Essenso tecnologie browser based, ovvero utilizzabili attraverso Internet, non hanno alcuna necessità d’installazione presso le imprese, s dunque permettono all’utente aziendali di effettuare o cambiare prenotazioni in qualsiasi momento del giorno e in ogni luogo della terra. Sono collegate al sistema centrale di un Gds che, per il loro tramite, mette a disposizione delle aziende tutto ciò che è disponibile e confermabile al momento della richiesta.

Un self booking tool è dunque, in sostanza, un ufficio viaggi sempre aperto che permette di:

1) accedere a tutte le informazionisu voli (costo, disponibilità, posto a sedere ecc), hotel (tariffe, strutture disponibili, mappe della città, fotografie delle camere ecc) e autonoleggi (costo, scelta della compagnia, disponibilità delle auto…);

2) prenotare in piena autonomia i servizi turistici, previo controllo di qualità da parte dell’agenzia partner, tenendo conto dei profili passeggeri, della politica di saving e dei fornitori selezionati (dai servizi travel fino ai vettori delle compagnie di noleggio);

3) gestire i profili dei passeggerievidenziando automaticamente tessere di fidelizzazione sui diversi vettori ed eventuali preferenze;

4) visualizzare, stampare e modificare le prenotazioni in corso, in modo semplice e immediato, di tutti i servizi travel con la relativa evidenza dei costi; tutte le prenotazioni sono tenute in memoria dal sistema per eventuali successive modificazioni e per la rilevazione dei dati statistici;

5) visualizzare la spesa totale del viaggio e il relativo saving, sempre nel rispetto della travel policy.

Anche se nel corso degli anni i self booking tool sono stati considerati essenziali per ridurre le spese dei viaggi d’affari, in realtà non si sono rivelati formule magiche perché ciò accadesse in modo automatico. Il massimo beneficio si ottiene quando una società li adotta in modo rigido e ne segue attentamente il processo di implementazione.

I segreti del successo

Grazie ai self booking tool le aziende possono ridurre i costi del turnover dello 0,1%, considerato che le spese per i viaggi d’affari sono posizionate tra lo 0,1 e l’1% del fatturato (in media 0,55%). Tenendo conto che l’utilizzo più frequente del self booking tool potrebbe far ottenere risparmi intorno al 15-20%, ogni Ceo potrebbe facilmentetrasformare i costi in profitti netti dello 0,1%. Ma il livello del risparmio dipende in primis dal tasso di adozione del self booking tool: il ritorno degli investimenti è possibile in meno di due anni se questo tasso raggiunge il 30% il primo anno e il 50% il secondo anno. Ed è questa la vera sfida delle imprese. Le aspettative sono alte, in linea con il risparmio potenziale che può derivarne.

Alcune indagini mostrano che, a fronte di un buon 75% di aziende che includono le installazioni del self booking tool all’interno delle gare d’acquisto per i viaggi d’affari, solo una su cinque lo implementerà effettivamente, e meno di una su dieci si assicurerà un adeguato ritorno all’investimento. In parte ciò può essere spiegato dal fatto che il successo nell’implementazione di un self booking tool richiede unacombinazione di capacità tecniche, solide conoscenze del settore dei viaggi e una reale esperienza e comprensione del cambiamento (change management).

Non meraviglia che una di queste componenti spesso manchi, compromettendo il buon fine dell’operazione. A livello tecnico, le aziende sono spesso sotto equipaggiate quando affrontano la complessità della preparazione dei progetti come questo.

Il secondo criterio per il successo del self booking tool è il tasso d’adozione di ogni singolo viaggiatore-dipendente, che impatta direttamente con il risparmio ottenibile. Poiché è difficile ottenere un tasso di adozione significativo dai singoli viaggiatori-dipendenti, la gestione del cambiamento è il punto chiave per l’implementazione del progetto del self booking tool. Le aziende che non beneficiano del supporto di un consulente esperto installano tradizionalmente i self booking tool in tre fasi, con un ritorno sull’investimento ritardato. In una prima fase, cercando di minimizzare l’investimento iniziale, il progetto si limita alla disponibilità del sistema di prenotazione sulla Intranet aziendale. In quasi tutti i casi si è riscontrato che, anche dopo un certo numero di mesi, il tasso di prenotazione non va oltre il 5%. Considerando le cattive performance, le aziende implementano la seconda fase sono organizzate sessioni di training a ripetizione, campagne di comunicazione per far utilizzare le prenotazioni on line e via dicendo.

Questo metodo risulta abbastanza efficace; il tasso di adozione può così raggiungere il 25-30%. Ma anche su questa base, il ritorno sull’investimento non può essere raggiunto in meno di due anni. Il terzo step è spesso quello dell’obbligatorietà del sistema: per incentivarne al massimo l’utilizzo, le aziende adottano al formula dell’active incentivizing.

I viaggiatori devono prenotare autonomamente e on line i cosiddetti “viaggi semplici”. La loro agenzia viaggi usuale si rifiuterà di accettare prenotazioni telefoniche e quindi il tasso d’adozione potrà arrivare fino al 70-80%. Per incrementare l’informazione e la motivazione dei viaggiatori-dipendenti sono necessarie diverse azioni, ma per il successo completo, ossia per scegliere gli strumenti di prenotazione on line che si adattano meglio alle necessità e alla cultura dell’azienda, l’esperienza di una travel management company è essenziale.

Alcune storie di successo confermano che i tassi d’adozione possono superare l’80% e far raggiungere un immediato Roi, che nei casi più fortunati si concreta addirittura in saving del 30%. Ma ciò è raro e non avviene facilmente.