I social media per meeting ed eventi

Il rapporto tra meeting industry e social media è sempre stato problematico. Che i secondi siano utili alla prima è fuori di dubbio, ma è altrettanto fuori di dubbio che sino a ora quasi nessun organizzatore li abbia usati in modo sistematico, e probabilmente nessuno ne ha tratto reale profitto. Il che pare quasi un controsenso in un’epoca digitale e in un’industria come questa, fatta essenzialmente di comunicatori.

Perché accade questo? Ne abbiamo parlato con un’esperta molto nota, Stefania Conti-Vecchi (nella foto), titolare di Eventagist, relatrice a numerose conferenze internazionali sul tema e molto attiva anche nell’ambito della Fresh Conference, l’annuale convegno sul meeting design che nella sua edizione 2013, tenutasi a Copenhagen in gennaio, ha pubblicato una guida proprio sull’impiego dei social media nell’ambito degli eventi.

«I problemi che impediscono ai social di esprimersi anche nella nostra industria in tutto il loro potenziale sono due», ci ha detto. «Il primo è la difficoltà materiale a usarli (e a farli usare dal proprio staff) da parte di Pco e organizzatori che non sono nativi digitali, forse per mancanza di tempo e forse anche per una superficiale conoscenza sul loro utilizzo a scopo professionale. Il secondo riguarda il grande numero di social media attivi sul mercato e la loro vasta potenzialità d’impiego: quali e quanti canali selezionare? Le funzionalità sono tantissime ed è difficile averne il quadro totale, per cui alla fine spesso si opta per una campagna di marketing di tipo tradizionale basata principalmente sulle email».

Andiamo dunque step by step. I primi consigli. «Innanzitutto è importante creare un sito web dinamico dedicato all’evento, possibilmente un blog. I Social Media, infatti, sono preziosi canali di comunicazione ma le informazioni relative all’evento devono essere contenute e ben organizzate in un unico contenitore e possibilmente aggiornate periodicamente. Nel sito dobbiamo poi assicurarci di aver posizionato in modo intuitivo e visibile i tasti di collegamento ai social, sia quelli che consentono ai visitatori di seguirci o collegarsi con i nostri profili, sia quelli per la condivisione dei contenuti che stiamo pubblicando.

Contenuti di valore e di interesse per la target audience sono la chiave per comunicare e coinvolgere in modo virale sui social: andrebbero differenziati quanto più possibile e, in caso di convegni internazionali, condivisi tenendo conto anche dei fusi orari dell’audience di riferimento».

Da ciò si evince una regola fondamentale: i social, per quanto preziosi, non sono la base della comunicazione web di un evento, bensì una “ribattuta” a valle di una presenza in rete più strutturata, incentrata su un sito dedicato.

Vediamo ora alcuni dei principali social utilizzabili per meeting ed eventi, tenendo a mente che la scelta su quali e quanti utilizzare dipende sia dalle preferenze della vostra audience di riferimento (per età, livello di tecnologia, diffusione o semplice facilità d’uso) che dalle risorse che intendete impegnare per la campagna di comunicazione.

Linkedin

«Linkedin è il social media a scopo professionale e, con 85 milioni di utenti, di fatto è il principale canale su cui puntare. Per promuovere un evento, qualora non si voglia utilizzare il proprio profilo personale, è possibile creare una pagina aziendale relativa all’evento o una per l’azienda o l’associazione promotrice. Il profilo naturalmente va linkato al sito dell’evento. Lo strumento più efficace di Linkedin sono i gruppi, dove, previa attenta selezione e adesione ai gruppi di interesse per gli obiettivi del convegno, è possibile postare news e coinvolgere i membri attraverso anche l’utilizzo dei “polls”, con i quali è possibile fare sondaggi e ottenere importanti informazioni sulle preferenze dei professionisti del settore. E’ importante coinvolgere speaker, sponsor e supporter per tenere attive e ri-postare le discussioni relative all’evento».

Twitter

Twitter è oggi il mezzo più potente per diffondere il messaggio di un evento e per interagire con i partecipanti, o potenziali partecipanti in tempo reale. Ha la stessa immediatezza degli sms ma con una portata decisamente più ampia. «E’ estremamente importante creare un buon profilo Twitter per l’evento e, nella descrizione, anche se si hanno a disposizione un massimo di 140 caratteri, non devono mancare le tre informazioni essenziali: la data, il luogo e l’indirizzo web. Poi è necessario creare una community, e per farlo è importante ideare e comunicare su tutti i canali a disposizione l’hashtag dell’evento: per crearlo è sufficiente inserirlo in un Tweet, nient’altro. Come hashtag suggerisco di adottare, oltre al classico simbolo del cancelletto, il semplice nome della conferenza o una sua abbreviazione eventualmente seguita dall’anno in cui si terrà (#nomeconferenza). Attraverso l’hashtag è possibile filtrare tutte le conversazioni, i link, le foto e i video postati dalla community e relativi all’evento e interagire immediatamente con i partecipanti dal vivo o on-line fornendo l’assistenza o le informazioni necessarie». Un buon hashtag vale più di 1000 follower.

Facebook

Per molti professionisti attivi in quest’industria Facebook è più che altro un media personale. E proprio per questo motivo ne conoscono meglio il suo funzionamento. Per gli eventi, viene solitamente usato per condividere i contenuti o i link utili, ma anche per mostrare ai propri “amici” dove si è stati e condividere momenti ed emozioni vissute. «Si può creare una pagina dedicata all’evento, e/o un “evento” con l’apposita funzione di Facebook ed utilizzarli per diffondere le news e fornire informazioni e supporto. Anche Facebook ha di recente introdotto l’uso dell’hashtag che quindi andrà inserito quanto più possibile in post e conversazioni. E’ consigliabile anche prevedere di poter moderare i commenti, per evitare che sulla pagina ufficiale dell’evento piova di tutto. Importante: quando pubblicate le foto dell’evento non taggate nessuno, ma al contrario chiedete ai vostri contatti, qualora si riconoscano ed abbiano piacere di taggare loro stessi. Esistono regole di comportamento che è particolarmente importante rispettare quando si usa Facebook per scopi professionali».

Google+

«Suggerisco di aprire una pagina sull’evento e condividerla con i colleghi, ricordandosi che con una pagina di Google+ come su Facebook, non potete inserire nelle vostre cerchie nessun profilo personale che non vi abbia già precedentemente inserito tra le sue. Anche la pagina di Google+ naturalmente va collegata al sito dell’evento tramite apposito tasto in home page. Google+ oltre ad avere un’ottima diffusione a livello di utenti professionali fornisce un ottimo strumento per le video chiamate, anche di gruppo chiamato hangout. Questo può essere utilizzato anche per la creazione di breakout rooms virtuali prima, durante e dopo l’evento.

Qualora decidiate di creare una Google+ Community, strumento molto utile nel nostro settore, vi suggerisco di chiamarla con il nome dell’evento o con il tema principale dell’evento stesso. Se optate per la seconda soluzione avrete maggiori possibilità di adesioni da parte di interessati ed esperti di quell’argomento specifico. Esistono specifiche regole e metodologie per la gestione delle community on-line, sia per la condivisione di informazioni che per l’interazione con i membri della community stessa».

Pinterest

Questo social è come una bacheca per raccogliere e mostrare foto collegate tramite links a notizie rilevanti per il vostro evento. Pinterest ha un elevatissimo potenziale di attrazione di visitatori sulla pagina web dell’evento, ed è a questo fine che va utilizzato. «Il primo step è di aprire un business profile con la data dell’evento, il logo, la location e appunto il sito web. Poi bisogna creare i cosiddetti “board” o bacheche dedicati alle news, agli speaker, agli sponsor e così via, e aggiungere di volta in volta le descrizioni con le parole chiave per i motori di ricerca. Infine è importante creare un network con altri professionisti che usano Pinterest e da lì in poi si può iniziare a “pinnare” le immagini più significative che cliccandole porteranno alle relative pagine web dell’evento».

Vimeo e YouTube

Questi due canali video hanno la doppia funzione di dare visibilità all’utente e di evidenziare (e condividere) i contenuti più importanti. «Il canale di YouTube e/o di Vimeo deve riportare il logo dell’evento, la sua descrizione e il link al sito. I contenuti vanno costantemente aggiornati ed è molto utile pubblicare e condividere le interviste agli speaker e i loro speech all’evento, le interviste ai partner e agli sponsor, nonché i loro video promozionali». I video pubblicati su Youtube o Vimeo possono essere visualizzati direttamente sul sito web dell’evento inserendo un semplice codice html che ne consente l’incorporazione nella pagina web dove il codice viene inserito.

Slideshare

«Infine c’è Slideshare, che può essere utilizzato per condividere informazioni o documenti sulla conferenza: per la Fresh Conference, Slideshare è stato il canale scelto per la condivisione per la guida “Re-Freshing social media”, appunto sull’utilizzo dei social per le conferenze, che ha registrato più di mille visualizzazioni nella prima settimana dalla sua pubblicazione. Slideshare va attivato esattamente come YouTube, ossia con logo, descrizione e link al sito. Il suo uso più specifico è la pubblicazione delle slides degli speaker, ma può essere usato anche per la pubblicazione delle presentazioni di partner e sponsor. Così come per i video pubblicati su Youtube o Vimeo, anche le slide pubblicate su Slideshare possono essere incorporate sul sito web dell’evento inserendo il codice HTML dedicato all’embedding».

Per concludere occorre sottolineare che, per essere efficaci, le informazioni relative a quali canali social media siano disponibili per seguire gli aggiornamenti dell’evento o per mettersi in contatto con gli organizzatori devono essere inserite in tutte le comunicazioni e/o pubblicazioni cartacee e digitali relative alla conferenza o al convegno, hashtag incluso.

Per ulteriori informazioni: http://www.slideshare.net/MeetingSupportInstitute/refreshing-social-media