Il Pco alla ricerca del prezzo migliore

Un albergo che vende il 30% delle camere per un congresso è fortunato; per questo motivo gli hotel consapevoli di che cosa è un congresso non pongono condizioni strette. Lavorano molto di yield management, e si affidano al ruolo coordinatore dei convention bureau. Un evento perfetto dal punto di vista sia dei Pco sia degli alberghi si ha quando sussistono contemporaneamente queste cinque condizioni: 1) un numero di camere non eccessivo da prenotare in città; 2) un enorme numero di dati storici cui riferirsi (difficili da assumere dai Pco locali, ossia dai Dmc – Destination management company, che si occupano più che altro dei servizi di terra – mentre sono assai facili da desumere dai “core Pco”, ossia dagli organizzatori veri e propri); 3) molte prenotazioni di gruppo; 4) una committenza con ampie disponibilità di denaro; 5) flessibilità da parte della città ospite. Alcune associazioni committenti preferiscono organizzarsi l’evento “in casa”, appoggiandosi a un Dmc, altre invece delegano a un Pco esterno: anche da ciò dipendono le successive dinamiche con l’industria alberghiera. In tutti i casi è opportuno che alberghi e Pco condividano le tecnologie, stabilendo efficienti “link” di comunicazione.

Dalla parte dell’albergo: la protezione del prezzo

Peraltro è evidente che il ruolo dei portali – i quali offrono l’accesso alla migliore tariffa – non può non ripercuotersi anche sul mercato congressuale. Oggi non è conveniente per gli albergatori praticare tariffe come quelle on line. E si creano condizioni per cui i congressisti prenotano alberghi non inclusi nell’elenco ufficiale dell’evento. Così la tariffa alberghiera diventa elemento volatile. La chiave per risolvere il problema deve avere al centro il rapporto coi Pco, all’interno di un complesso pacchetto. È la capacità di lavorare insieme su un pacchetto ricco e qualificato in tutte le sue componenti che permette di vincere la sfida. E anche la presenza di infrastrutture adeguate ha il suo peso.

Dalla parte del territorio: il ruolo dei Convention bureau

Che cosa chiedono i Convention bureau agli alberghi? Cinque cose: 1) di stare dalla parte della meeting industry, perché è conveniente soprattutto per loro: più del 50% dei delegati prenota entro 90 giorni, previa comparazione delle tariffe e scelta della tariffa migliore; dunque, semplicemente… viene scelto chi pubblica la tariffa migliore; 2) di esserepartner: gli hotel offrono allotment, ma gli allotment devono essere mantenuti, e questo è compito della destinazione, non del Pco e neppure degli alberghi stessi; 3) di non dimenticare che i congressi sono di norma i primi a creare occupazione stabile, e che dunque le tariffe alberghiere devono essere le migliori sul mercato; se ciò non è possibile, lo si dica nero su bianco nel contratto; 4) di stipulare contratti su scala europea con le associazioni committenti, così da metterle in grado di trattare direttamente con gli alberghi; i convention bureau sarebbero lieti di offrire supporto; 5) di gestire gli allotment attraverso database web-based: non tutti i trend vanno seguiti e non tutti sono gestibili tramite una piattaforma business to business, ma è un fatto che i comportamenti di vendita e di acquisto stanno cambiando e la tecnologia pare lo strumento più adeguato per starci al passo.

Dalla parte dei Pco: verso il tour operating?

C’è da chiedersi, in conclusione, se i Pco non stiano diventando tour operator essi stessi. I processi di catena stanno diventando più corti e gli intermediari sono sempre più sostituiti da servizi on line. Ciò accade per prodotti standardizzati come libri, cd e vestiti, o per processi ripetitivi come quelli di biglietteria e prenotazione di auto o aereo. Difficile invece che avvenga per workflow complessi, servizi e prodotti individuali o trasferimenti di competenze. I Pco devono però tener presente che il concorrente dista solo un clic di mouse. Ciò richiede prezzi trasparenti e sempre meno commissioni d’agenzia. Gli acquisti on line, oltre a essere più economici, sono anche più veloci e di maggior qualità. Più servizi possono essere combinati e integrati, per esempio le linee aeree non vendono più soltanto voli. Da questo punto di vista, le piattaforme on line offrono solo vantaggi: sono sempre attive (24 ore al giorno per 7 giorni su 7), offrono controllo qualitativo e contestualmente un canale di pubblicità a promozione, consentono di monitorare le vendite a supporto dello yield management e sono facilmente integrabli a ogni funzionalità della Rete, blog e forum inclusi, oltre che con media compatibili quali gli smartphone e gli i-phone. È bene dunquecooperare con agenzie di information technology per costruirsi una piattaforma in-house e mantenerla, e per dare visibilità al sito sui motori di ricerca; andrebbero anche effettuati investimenti in pubblicità web per incrementare il traffico sul proprio sito e produrre newsletter che offrano autentico valore aggiunto ai lettori. «E avvicinatevi ai blog senza paura», suggerì anni faPeter Müller, managing director di Eveni (piattaforma di gestione degli eventi), «stimolandovi thread di discussione».