La scelta delle event agency: la parola a due aziende

Sull’annosa questione della scelta del vendor-agenzia da parte degli utenti corporate, e soprattutto delle gare, che di questa scelta sono lo strumento più utilizzato, se ne sono sentite e lette in questi vent’anni di tutti i colori. Dal lato offerta, c’è chi le ritiene illegittime perché non funzionali alla valutazione della qualità. E dal lato domanda? Abbiamo sentito due illustri esponenti del lato corporate del Mice italiano, Gianni Davi, buyer responsabile per la categoria Eventi e Sponsorizzazioni di UniCredit, e Luca Corsi, responsabile Comunicazione ed Eventi di Vorwerk Folletto.

Davi: creatività elemento cruciale

Davi (nella foto accanto) ci spiega come in UniCredit si cerchinoalmeno cinque fornitori potenziali per ciascuna gara di eventi, arrivando a sette od otto quando si richiede creatività particolare. Questo perché la creatività finisce per essere il fattore determinante della scelta. «È vero che il prezzo incide al 77% nella selezione del vendor e la creatività “soltanto” al 23%», ha affermato, «ma è anche vero che, fissando noi sempre un tetto al budget, i gareggianti finiscono per fare offerte economiche analoghe». Per cui, con un prezzo uguale per tutti,l’elemento cruciale diventa la creatività: i fornitori sono spronati a giocarsi la commessa o la riconferma a suon di fantasia.

I parametri di valutazione utilizzati nello specifico (con punteggio da 1 a 10 per ciascuna voce e media aritmetica finale) sono principalmente i seguenti  (alcuni  variano a seconda del brief): risposta al brief, contenuto e livello del dettaglio, originalità allestimenti, motivazione per la scelta della location riunione ed il catering, originalità dell’idea creativa in se stessa (concept) e proposta della dinamica di premiazione (ove prevista).

Numerosi altri accorgimenti tutelano la regolarità e la qualità delle gare del gruppo bancario. Per esempio, laddove i candidati si rivolgano a un DMC locale in appoggio a una parte del programma che propongono, UniCredit ne richiede i riferimenti e si rende disponibile a essere a sua volta eventualmente contattato per fornire chiarimenti al briefing («ciò costituisce maggiore garanzia che le nostre richieste siano percepite correttamente», chiosa Davi). E, per quanto concerne il prezzo, si sta attenti che non arrivino “furbetti” con un’eccessiva propensione al ribasso. «Se il limite è 80mila euro e un offerente ne propone 10mila», afferma Davi, «lo contattiamo e gliene chiediamo conto. La cosa curiosa è che spesso ci vengono portate motivazioni palesemente speciose, e dunque le rifiutiamo».

Corsi: qualità e prezzo

Luca Corsi (qui accanto nella foto) sottolinea invece la semplicità della procedura-base. «Insieme all’ufficio acquisti, per ogni singolo evento (a prescindere dalla tipologia, che sia convention, incentive, show o quant’altro) mettiamo in pista ogni volta una gara a tre. Uno dei tre partecipanti è sempre quello che ha organizzato l’anno precedente lo stesso evento, oppure è il nostro organizzatore di riferimento, quello che più spesso lavora con noi. A tutti e tre consegniamo un brief scritto e una griglia dei costi, e poi li convochiamo per un incontro nei nostri uffici. Alla fine i progetti tornano da noi e da una prima analisi vediamo quanto sono centrati, richiediamo eventualmente qualche aggiustamento e quindi si va “in finale”».

Capitolo costi. «Pesano oggi più di ieri», ammette Corsi. «Noi come tutti abbiamo un budget per gli eventi e non possiamo sforare. Però ovviamente riconosciamo che i parametri vanno valutati di caso in caso, e quindi ogni volta andiamo a vedere dove si può lesinare a beneficio di qualche voce sulla quale è più opportuno investire. Se per esempio promuoviamo un incentive ad alto tasso di motivazione, è evidente che la voce “hotel” peserà oltre la media, perché andremo in un cinque stelle. In altre occasioni andiamo sui quattro stelle invece, e allora, risparmiando sull’housing, investiamo maggiormente su qualche servizio. L’ottica comunque è quella del miglior servizio al miglior prezzo, cioè il prezzo pesa, è una leva fondamentale, ma la qualità lo è altrettanto, se no non parlerei di “miglior servizio”. La stessa tecnica che adottiamo, cioè quella di predisporre tutto “prima”, favorisce la qualità dell’evento nel suo complesso, perché annulla o riduce all’essenziale i margini dell’imprevisto. Possono cambiare le numeriche, i tempi di prenotazione e poco altro: non si verificano mai disservizi legati a un cattivo funzionamento della macchina organizzativa».

Vorwerk Folletto applica questa metodologia a ciascuno dei circa 30 eventi (di cui cinque o sei nazionali) che svolge ogni anno, tutti dedicati al pubblico interno, tipicamente la forza vendita.