Le regole d'oro del meeting

Caratteristica peculiare del clinic è che i suoi partecipanti rappresentano tutti i colleghi della struttura di riferimento, e le loro decisioni si riverberano istantaneamente sul complesso di detta struttura, sia essa un’azienda, un’associazione o quant’altro. Esempio. Un’impresa lamenta una brusca flessione degli standard qualitativi. Il presidente e l’amministratore delegato convocano una riunione col responsabile delle risorse umane e dell’organizzazione per adottare provvedimenti. Ebbene, anche se non lo sanno, questa riunione è un “clinic”, sia perché limitata ai pochissimi responsabili diretti della fattispecie in oggetto (la qualità) sia perché le disposizioni che ne sortiscono interessano a cascata tutti i componenti dell’organigramma: impiegati, quadri, dirigenti, collaboratori.

Le procedure

Chi è tenuto a partecipare a una riunione “clinic”? Lo decide di volta in volta lo scopo e la natura della discussione. Gli standard internazionali non prescrivono la presenza di un ruolo o di una funzione in particolare. Piuttosto, occorre sincerarsi che: 1) il panel sia rappresentativo del team su cui impatteranno le decisioni; 2) le persone siano felici di partecipare (tensioni e angosce limitano la capacità analitica); 3) chi partecipa a una riunione intervenga anche alle successive; 4) ciascun partecipante conosca i ruoli di tutti gli altri.

Quante volte occorre convocare un “clinic”? Risulta evidente che una sola riunione non può dipanare l’intera matassa. Può – come si dice – “dare la stura”, ma poi occorre approfondire in incontri successivi e periodici. Un calendario regolare (almeno trimestrale, ma preferibilmente più frequente) è importante perché fornisce un approccio coerente e dà maggior garanzia di decisioni meditate.

Quali argomenti vanno inclusi? Anche qui non c’è una regola. Si possono discutere casi singoli o abbandonarsi alla teoria. L’importante è non tener nascosto nulla e dire pane al pane.

Come svolgere un clinic efficace

Il rispetto di pochi principi garantisce la sostanza del meeting. 1) Prima di ogni riunione è bene sincerarsi che i partecipanti siano pienamente consapevoli della scaletta, così che possano prepararsi in modo adeguato. 2) Occorre impostare i tempi e dare scadenze precise. Se le riunioni si tengono nel corso della giornata, è probabile che alcuni dei presenti debbano poi assentarsi per impegni di lavoro: bisogna pertanto andare al sodo e non interrompersi mai, previa ovvia verifica che il tempo programmato sia sufficiente per raggiungere gli obiettivi della riunione. Al limite è meglio ridurre la scaletta o rimandare alcuni argomenti. 3) Bisogna dettagliare i punti all'ordine del giorno. Sono impiegabili anche le tecnologie dell'informazione, comprese le chat e le teleconferenze, se qualcuno non può fisicamente intervenire nel luogo della riunione. 4) A proposito del luogo, non ne è necessario uno in particolare. Un clinic può avvenire ovunque, bar e pizzerie compresi, purché la privacy sia garantita. 5) Al termine, un membro dello staff deve raccogliere e sintetizzare i risultati della riunione e distribuirli a tutti i partecipanti per il feedback.

Un dettaglio importante per concludere: tra un clinic e l’altro qualcuno deve addossarsi il compito di verificare che le decisioni prese vengano tradotte in pratica dal personale nel lavoro quotidiano e, se necessario, prendere provvedimenti a garanzia che ciò avvenga.