Come cambia il ruolo dei PCO nei congressi associativi

I primi risultati emersi confermano il trend positivo dei congressi promossi dalle associazioni. La domanda di eventi da parte di associazioni, enti e istituzioni è in crescita e lo sarà per i prossimi 5 anni. Uno scenario incoraggiante in cui, però, ogni “attore” del settore deve organizzarsi al meglio per coglierne tutte le opportunità. Negli episodi precedenti  (Congressi associativi: come cambia il ruolo di alberghi e convention bureau  - Come cambia e cosa offre il mercato congressuale associativo) abbiamo visto come devono muoversi gli alberghi e i centri congressi. Oggi è il turno dei PCO, Professional Congress Organizers.

L’associazione? Si autodetermina

Per comprendere come stia cambiando il modus operandi del PCO è meglio fare un passo indietro analizzando il mondo della domanda. L’associazione oggi sempre più spesso auto-determina le scelte logistico-organizzative. Attraverso i propri organi (presidenza, segreteria, delegati, comitati…) e con apposite procedure è la stessa associazione a occuparsi direttamente di aspetti come la scelta della destinazione, delle location, degli hotel e dei fornitori. Se sino a pochi anni fa questa modalità di agire era appannaggio solo delle associazioni più strutturate e particolarmente attive negli eventi, oggi invece è diffusa anche tra le associazioni più piccole e con un’attività congressuale più contenuta. Tre sono i principali elementi che hanno portato a questo cambiamento:

1 La facilità di reperire informazioni grazie a Internet.

2 Il supporto di convention bureau e aggregazioni territoriali capaci di fornire una soluzione già confezionata ma sempre tailor made.

3 I nuovi sistemi di gestione che, semplificando le procedure, permettono di ridurre i fattori di rischio sia per l’organizzatore sia per le strutture ricettive.

Per il PCO: consulenza&produzione

La conseguenza? Soprattutto negli eventi medio piccoli e piccoli (sotto i 500 partecipanti) che rappresentano la fetta più grande del mercato, il PCO sta progressivamente perdendo molte delle tradizionali funzioni legate alla progettualità e al coordinamento dei servizi turistici e logistici. Ma, attenzione, stiamo parlando di un mutamento di ruolo, non del suo indebolimento. Il PCO, infatti, è sempre più determinante, richiesto e indispensabile per offrire consulenza, affiancamento e supporto negli aspetti relativi alla produzione vera e propria del congresso. Qualche esempio? Produzione di business plan, partenariato e joint venture con l’ente promotore, gestioni finanziarie e amministrative, gestione  delle sponsorizzazioni, delle esposizioni, espletamento delle pratiche burocratiche legate soprattutto alle certificazioni e servizi di supporto alla comunicazione sui media.

Stay tuned: nuove anticipazioni della ricerca sono in arrivo!