Come cambia il ruolo di convention bureau e DMC nei congressi associativi

Come abbiamo potuto vedere nelle prime anticipazioni, la survey sta facendo emergere lo stato di buona, anzi, ottima salute del mercato dei congressi promossi dalle associazioni e dagli enti e istituzioni pubblici.

Se è innegabile che il settore degli eventi corporate stia attraversando una delicata congiuntura, è altrettanto vero che quello dell’associativo è invece in espansione. Un business che fa gola ma che richiede un approccio tailor made per vincere le candidature. Negli episodi precedenti abbiamo visto come devono muoversi gli alberghi, i centri congressi e i PCO, Professional Congress Organizers. Oggi l’attenzione è puntata sui DMC-Destination Management Company e sui convention bureau.

I DMC? Sempre più importanti

Le dinamiche con cui le associazioni si stanno muovendo per organizzare i propri eventi sono complesse e in continua evoluzione. Per scoprirle potete leggere le puntate precedenti. Per conoscere come impattano sul ruolo di DMC e bureau, continuate qui la lettura.

Aumenta l’importanza dei DMC. Se sino a poco tempo fa la loro mission era di essere referenti per l’organizzazione e il coordinamento dei servizi del territorio oggi stanno assumendo un compito strategico che li porta a erogare anche servizi di natura organizzativa e tecnico-professionale, incarichi che erano di esclusiva pertinenza dei PCO. Non solo. Nelle destinazioni di piccole dimensione prive di un bureau locale il DMC assume anche il ruolo del convention bureau diventando così il referente e il coordinatore degli operatori locali della filiera congressuale.

Come in tutti i periodi contraddistinti dal cambiamento non ci sono però modus operandi codificati, Ecco, quindi, che non mancano situazioni opposte in cui è il locale convention bureau a fare le veci anche del DMC anche con un proprio service esterno appositamente costituito.

Realtà complementari

DMC e convention bureau non sono però in competizione. La ricerca fa emergere come nella maggior parte dei casi le due realtà siano complementari tra loro. Vediamo come. Il convention bureau svolge un ruolo di procacciamento e affiancamento del cliente nella fase propositiva e di acquisizione. Dopo la contrattualizzazione, la sua presenza sulla scena si va progressivamente riducendo fino a limitarsi a una sorta di controllo super partes della qualità. Dove termina il ruolo del convention bureau inizia quello del destination management company. Il DMC, infatti, comincia il proprio lavoro partendo proprio dalla fase contrattuale sino ad arrivare alla completa realizzazione dei servizi richiesti per l’evento.