Congressi associativi: come cambia il ruolo di alberghi e convention bureau

Oggi i riflettori sono puntati sulle strategie che convention bureau e alberghi devono mettere in atto per avere più chance di acquisire congressi. Un argomento che sarà anche protagonista del seminario Mercato associativo congressuale: istruzioni per l'uso che si svolgerà ad Artimino, Firenze, il 27 marzo in concomitanza con il workshop Association Days, organizzato sempre da EMI.

Il mercato dei congressi promossi dalle associazioni è in crescita e le previsioni parlano di un trend che sarà positivo anche nei prossimi anni. Come emerge dalla survey di EMI-Eureka MICE International, il modus operandi di questo importante segmento sta però cambiando. Le associazioni, infatti, devono semplificare le procedure contrattuali e organizzative per alleggerire così sia i costi sia i rischi.

Le 4 mosse per acquisire i congressi

Risultato? Convention bureau, centri congressi e hotel con spazi per eventi devono cambiare approccio. Devono cioè attrezzarsi per non farsi trovare impreparati rispondendo alle nuove esigenze del mercato per “portare a casa” i congressi. Un piccolo investimento che vale la pena fare visto che permette di conquistare uno dei mercati turistici con il più alto livello remunerativo.

Ecco le 4 mosse da compiere:

1  Redigere proposte che prevedano due modalità di pagamento dei costi: fisso o per partecipante. Le associazioni sempre più frequentemente chiedono infatti di trasferire i costi fissi dell’evento (per esempio: sede, tecnologie e allestimenti) a carico dei singoli partecipanti.

2  Fornire l’utilizzo degli spazi congressuali a tariffe preferenziali o, se possibile, del tutto gratuitamente quando il cliente acquista servizi di ristorazione come il welcome cocktail e/o le cene di gala.

3 Concedere camere in gratuità a fronte dell’occupazione di determinati contingenti. Questa mossa è particolarmente gradita dagli organizzatori di congressi associativi perché alleggerisce, quando addirittura non azzera, la spesa per l’ospitalità dei relatori.

4 (riservata a convention bureau e club di prodotto) Proporre incentivi e benefit come: l’uso di sedi a tariffe scontate o gratuite; contributi in servizi funzionali alle esigenze organizzative dell’evento; contributi economici per invogliare le associazioni a pianificare i propri congressi in periodi dell’anno strategici per la destinazione come, per esempio, la bassa stagione.

Chiaramente queste 4 mosse sono solo una parte della strategia per conquistare i congressi associativi. Per conoscerla in profondità e sfruttarla quindi al meglio l’appuntamento è il 27 marzo ad Artimino, Firenze. In concomitanza con il workshop Association Days (organizzato sempre da EMI-Eureka MICE International) si svolgerà infatti il seminario Mercato associativo congressuale: istruzioni per l'uso.

Il programma di training è rivolto ai responsabili commerciali di strutture (centri congressi, dimore storiche, hotel), aggregazioni territoriali (convention bureau, club di prodotto) e DMC-Destination Management Company. L’obiettivo è fornire ai sales competenze e strumenti operativi che permettano di gestire in completa autonomia attività commerciali di successo sul mercato associativo.

Stay tuned: nuove anticipazioni della ricerca sono in arrivo!