CWT Meetings & Events presenta i trend per il 2015

Lo studio arricchisce il recente CWT Travel Price Forecast 2015 - che anticipa l’andamento delle tariffe relative ai servizi di viaggio – con un approfondimento dedicato proprio al settore Meetings & Events, mettendo in evidenza dati quantitativi e tendenze in atto.

A parte alcune eccezioni in specifici Paesi, si evidenziano alcuni trend comuni a tutta l’industria nel 2015, tra cui, innanzitutto, un aumento dell’uso delle tecnologie e dei social media e una crescente attenzione all’etica e alla compliance (a Leggi, Codici deontologici e aziendali).

«Questa è la terza edizione del CWT Meetings & Events Forecast,  ed è interessante notare la rinnovata attenzione per il rispetto alle regole nel settore - ha dichiarato Floyd Widener, senior vice president CWT Meetings & Events a livello globale -. Con il 2015 all’orizzonte, la previsione fornisce informazioni preziose cui i nostri clienti possono fare riferimento nella definizione del budget e nelle negoziazioni, sia che siano concentrati nell’organizzazione di eventi sia che stiano valutando l’adozione di strumenti di gestione strategica dei meeting».

In particolare, secondo l’indagine - svolta incrociando dati CWT a livello internazionale, studi economici e di settore di noti istituti di ricerche, pareri qualificati di esperti e interviste a decisori aziendali - è destinata a crescere nel nuovo anno l’importanza dellesoluzioni tecnologiche online e mobile. Le app e i tool online che migliorano l’esperienza dei delegati e consentono la registrazione, le prenotazioni o l’interazione durante l’evento diventeranno, infatti, uno strumento essenziale per la realizzazione degli eventi, mentre crescerà, di pari passo, l’adozione di eventi ibridi, che uniscono cioè a un evento face-to-face alcune sessioni virtuali, in video collegamento o streaming online, così da amplificare il pubblico coinvolto e condividere i contenuti sia pre che post evento. Ma il vero trend tecnologico del 2015 sarà l’utilizzo di device da indossare - come gli occhiali, bracciali o orologi “smart” - e delle correlate tecnologie di NFC (near field communication) che permettono di inviare comunicazioni ad hoc in automatico ai partecipanti, intercettati fisicamente in un luogo da appositi sensori.  

Per quanto riguarda le condizioni economiche - al di là dell’andamento delle tariffe già evidenziato nel CWT Travel Price Outlook - , nell’ambito M&E ci si attende che i fornitori diventino più rigidi nelle clausole di modifica e cancellazione, tendendo a negare la possibilità di cancellare o fare modifiche dell’ultimo minuto gratuitamente, e che si renda necessaria pertanto unanegoziazione più attenta e strategica, condotta cioè globalmente e non, in modo occasionale, sull’acquisto dei singoli servizi.

Da questo punto di vista, anche per ottenere ulteriori ottimizzazioni dei budget, crescerà la tendenza ad adottare programmi di strategic meeting management, che coprono ciò tutte le fasi dell’organizzazione di un evento, dalla ricerca della location alla negoziazione, alla rendicontazione e fatturazione, che possono consentire risparmi tra il 5 e il 23%.

Lo studio prevede inoltre che, per ridurre i costi, si tenderanno a privilegiare le destinazioni domestiche rispetto a quelle a lungo raggio (così da evitare anche le aree a rischio per la sicurezza dei viaggiatori), e che gli hotel di media categoria che offrono servizi meeting saranno preferiti a quelli di alta gamma.

Per quanto riguarda l’area EMEA - a causa delle performance economiche ancora deboli e del sentiment di fiducia dei planner aziendali ancora da rafforzare -, la dimensione dei gruppi è prevista stabile o in diminuzione e il costo medio per partecipante al giorno è atteso in calo fino al 5%.