Interazione e cambiamento, le parole chiave del workshop sugli eventi ibridi firmato CWT Meeting&Events

Un evento ad alto tasso di interazione, tutto giocato sull’innovazione e sulla sperimentazione in prima persona di strategie e tecniche per rendere gli eventi uno strumento di comunicazione ancora più efficace: così si è svolto il workshop formativo organizzato da CWT Meetings&Events, a Milano il 17 aprile, dal titolo “Experimenting with hybrid events: Strategic insights and experiential learning to optimise meeting outcomes”.

Alla giornata di aggiornamento hanno partecipato un gruppo di clienti - event manager, marketing manager e organizzatori di eventi aziendali -, insieme ad alcuni account CWT e ai rappresentanti dei partner – Accor, Airplus e Singapore Airlines – che, senza barriere di ruoli e appartenenze, sono stati coinvolti in tutte le attività, in un clima di aperto confronto e di vivace collaborazione.

«Siamo orgogliosi di aver offerto ai professionisti degli eventi un’occasione di aggiornamento che ha fornito punti di vista nuovi su questioni di grande interesse - spiega Stefania Trallori, Direttore CWT Meetings&Events -. Ma soprattutto siamo felici che la scelta di adottare un format innovativo abbia permesso ai partecipanti di sperimentare in prima persona e di apprendere dall’esperienza diretta nuovi strumenti e metodi utili per il proprio lavoro».

A dare il passo allo svolgimento della giornata hanno contribuito innanzitutto i due speaker chiamati a “facilitare” i lavori: Ruud Janssen, fondatore della società di consulenza di marketing TNOC The New Objective Collective, e Mike Van der Vijver, formatore ed “guru” del meeting design, entrambi noti ed innovativi esperti internazionali del settore meeting & events.

Ma la buona riuscita dei vari momenti e azioni di approfondimento è stata garantita soprattutto dalla partecipazione attiva e consapevole di tutti, interessati a capire le potenzialità comunicative di un meeting e a sperimentare metodi e format più opportuni per assicurare il raggiungimento degli obiettivi.

Si è partiti, al mattino, proprio dalla focalizzazione sulle ragioni di un meeting, e dei conseguenti obiettivi e strumenti da adottare, durante una sessione plenaria e due sottosessioni divisi in gruppi (ripetute per dare a tutti la possibilità di seguirle).

Mike Van der Vijver ha richiamato l’attenzione sulle peculiarità degli eventi face-to-face e sull’importanza di innovare nei format, nelle modalità di interazione e nei setting, grazie a piccoli e grandi accorgimenti che mirano a “spiazzare” i partecipanti, a metterli in discussione, favorendo il più possibile la comunicazione e lo scambio, così che escano dall’evento convinti ad operare un cambiamento.

Ruud Janssen invece ha spiegato le potenzialità degli eventi ibridi, di quegli eventi cioè che riescono ad amplificare platea, durata temporale e strumenti, combinando diversi tipologie di format, prevedendo per esempio una sessione di meeting face-to-face, insieme a collegamenti in videoconferenza con sottogruppi più piccoli (che alternano, a loro volta, alla videoconference le attività dal vivo), canali di comunicazione sui social media (prima, durante e dopo l’evento), siti web per lo scambio di documentazione e materiali audio-video. 

Ma è nel pomeriggio che i partecipanti sono entrati nel vivo delle questioni affrontate, attraverso un laboratorio nel quale, divisi ancora in due gruppi, sono stati prima chiamati in prima persona a ideare un meeting innovativo (uno con il format ibrido e uno face-to-face), per perseguire un obiettivo dato, e, dopo averlo effettivamente realizzato, ne hanno sviscerato insieme pro e contro.   

Non sono mancati infine i momenti di networking e socializzazione, favoriti sia dalla location 10 Watt, uno spazio ex industriale ristrutturato all’insegna del design e della flessibilità degli spazi, sia dall’allestimento informale, sia dalla piacevolezza garantita dal produttore di cioccolato BruCo, che ha fornito la golosa materia prima utilizzata anche per le degustazioni parte del laboratorio.